Посвідчення з написом «Посвідчення члена сім’ї загиблого» надається особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту (стаття 10 Закону), а саме:
- утриманцям загиблого або того, хто пропав безвісти, яким у зв’язку з цим виплачується пенсія;
- одному із подружжя, який не одружився вдруге, незалежно від того, виплачується йому пенсія чи ні;
- батькам;
- дітям, які не мають (і не мали) своїх сімей;
- дітям, які мають свої сім’ї, але стали особами з інвалідністю до досягнення повноліття;
- дітям, обоє з батьків яких загинули або пропали безвісти.

Щоб отримати посвідчення з написом «Посвідчення члена сім’ї загиблого» необхідно звернутися до департаменту з заявою та надати копії наступних документів:
- паспорта заявника,
- посвідчення померлого ветерана війни,
- довідки МСЕК померлого ветерана війни,
- постанови штатної військово-лікарської комісії (за необхідності),
- свідоцтва про смерть ветерана війни,
- свідоцтва про народження заявника (для дітей померлого),
- свідоцтва про народження померлого (для його батьків),
- свідоцтва про одруження (для чоловіка або дружини померлого),
та довідку МСЕК про інвалідність заявника (для дітей померлого, які мають свої сім’ї, але стали інвалідами до досягнення повноліття), довідку з навчального закладу (для дітей померлих учасників бойових дій, які навчаються за денною формою навчання у вищих навчальних закладах I–IV рівнів акредитації та професійно-технічних навчальних закладах, до закінчення цих навчальних закладів), фотографію заявника 3×4.
Посвідчення надається особисто заявнику під розпис. Неповнолітнім дітям посвідчення не видається. Інформація про неповнолітніх дітей вноситься в окрему главу довідки доданої до посвідчення матері (або іншого повнолітнього члена сім’ї). В разі неможливості отримати посвідчення самостійно, можна уповноважити іншу особу, оформивши нотаріальну довіреність.
В умовах запровадженого карантину заяву та документи для розгляду та прийняття відповідного рішення можна надіслати шляхом поштового відправлення на адресу: 40035, м. Суми, вул. Харківська, буд. 35, чи залишити в скриньці для прийому документів, яка знаходиться при вході до адміністративної будівлі департаменту за адресою: вул. Харківська, буд. 35.
У разі прийняття позитивного рішення заявника буде запрошено для отримання посвідчення з написом «Посвідчення члена сім’ї загиблого».