Заява-розрахунок для надання допомоги за листками непрацездатності, по вагітності та пологах, на поховання, а також деяких виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України з 01 жовтня 2018 року може бути подана страхувальником (роботодавцем) у електронному вигляді. Відповідне положення затверджено постановою правління Фонду від 19.07.2018 № 12.

З метою створення належних умов експлуатації автоматизованої інформаційної системи приймання електронних документів від страхувальників, наказом виконавчої дирекції ФССУ від 25 вересня 2018 року № 442-од затверджено Примірний договір про подання електронних документів до Фонду соціального страхування України.

Зазначимо, раніше форма електронної подачі була реалізована для звітності Ф4-ФСС з ТВП, у той час як заяви-розрахунки могли подаватись страхувальниками особисто, або за допомогою поштового зв’язку.

Для подачі заяв-розрахунків, повідомлень про виплату коштів застрахованим особам і звітності по використанню коштів Фонду в електронному вигляді, страхувальники мають звернутись до робочих органів виконавчої дирекції Фонду або їх відділень для укладення відповідних договорів.

Створення страхувальником електронних документів здійснюється за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення. Робочий орган виконавчої дирекції Фонду забезпечує відправлення страхувальнику трьох видів квитанцій: про одержання електронного документа, що засвідчує факт і час його одержання; про надходження електронного документа, що за результатами перевірки засвідчує факт і час його відправлення; про приймання електронного документа, що засвідчує факт і час приймання (неприймання) електронного документа та внесення його даних у базу.

Спосіб подання документів визначається роботодавцями на добровільних засадах, подання електронних документів надає страхувальнику право не подавати їх на паперових носіях. Водночас, зберігається можливість подачі заяви-розрахунку безпосередньо до робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення за своїм місцезнаходженням чи місцем проживання.

У разі подання документа в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису роздрукована заява-розрахунок разом із наданими застрахованими особами документами, на підставі яких призначались окремі виплати та матеріальне забезпечення, зберігається у страхувальника.