Основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування, є трудова книжка.

За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній стаж роботи встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами:

• дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування
• виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій)
• довідки
• особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати
• посвідчення
• характеристики
• письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання
• інші документи, які містять відомості про періоди роботи

Документи можуть бути подані в електронному вигляді з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Якщо підприємств, установи, організації або їх правонаступники розміщуються (розміщувалися) на тимчасово окупованій Російською Федерацією території України, в зоні проведення бойових дій, то стаж підтверджується на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.

Звернутись з питанням підтвердження стажу роботи можна до будь якого територіального органу Пенсійного фонду України незалежно від території обслуговування цього органу.

Підтвердження періодів роботи, що зараховуються до стажу роботи для призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років та періодів роботи на підприємствах, які розташовані на тимчасово окупованій території, здійснюється комісіями з питань підтвердження стажу роботи, що дає право на призначення пенсії.

Комісії створюються при головних управліннях Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, до складу яких обов’язково включаються представники органів соціального захисту населення, органів Пенсійного фонду України, Державної служби України з питань праці. До складу Комісії за згодою включаються представники профспілок та організацій Спільного представницького органу репрезентативних всеукраїнських об’єднань профспілок на національному рівні та регіональних організацій роботодавців та їх об’єднань.

Алгоритм дій

1) Звернутись до обраного територіального органу Пенсійного фонду України та подати заяву про підтвердження стажу роботи та трудову книжку.
У заяві потрібно зазначити дані про свідків (не менше двох), які знають заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (у тому числі в колгоспі) і мають документи про свою роботу за період, щодо якого вони підтверджуватимуть роботу заявника.

2) територіальний орган Пенсійного фонду України запрошує та опитує свідків зазначених заявником в заяві.
Якщо свідок проживає (перебуває) в іншій адміністративно-територіальній одиниці України, ніж та, в якій проживає (перебуває) заявник, територіальний орган Пенсійного фонду України звертається до територіального органу Пенсійного фонду України за місцем проживання (перебування) свідка для його опитування.

Запрошення свідку надсилається протягом трьох робочих днів з дня звернення заявника до територіального органу Пенсійного фонду України (з дня одержання запиту територіальним органом Пенсійного фонду України за місцем проживання (перебування) свідка).

Запрошення свідка, який проживає на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях, Автономній Республіці Крим та місті Севастополі, для його опитування здійснюється особою, яка звернулась з даним питанням. Опитування проводиться територіальним органом Пенсійного фонду України, який обирає свідок.

Свідок, що проживає за межами України, надсилає заяву, в якій зазначається інформація про спільний період роботи на одному підприємстві із заявником, легалізовану органами Міністерства закордонних справ України (у разі якщо інше не передбачено законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна) або дипломатичним представництвом чи консульською установою України в державі проживання свідка. До заяви свідок додає завірені копії документів про свою роботу за час, щодо якого він підтверджує роботу заявника.

3) Заява про підтвердження стажу роботи разом з документами протягом п’яти робочих днів передаються на розгляд Комісії.
Рішення Комісій можуть бути оскаржені в Пенсійному фонді України або в судовому порядку.