І. Загальні положення

1.1. Відділ ведення Державного реєстру виборців Зарічного/ Ковпаківського району міста Суми Сумської міської ради (далі - Відділ) є виконавчим органом Сумської міської ради.

1.2. Відділ утворюється Сумською міською радою, підзвітний і підконтрольний Сумській міській раді, підпорядкований виконавчому комітету Сумської міської ради та міському голові м.Суми.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією України, Законами України „Про місцеве самоврядування в Україні”, „Про службу в органах місцевого самоврядування”, „Про Державний реєстр виборців”, іншими законами України, указами і розпорядженнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, Центральної виборчої комісії, іншими нормативними актами, рішеннями Сумської міської ради і її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови м.Суми та цим Положенням.

1.4. Відділ забезпечує організацію здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади, визначених пунктом 5 частини другої статті 38 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”.

1.5. Працівники Відділу утримуються за рахунок коштів міського бюджету.

1.6. На працівників Відділу поширюється дія Закону України „Про службу в органах місцевого самоврядування”.

1.7. Відділ має власну печатку

ІІ. Структура та організація роботи Відділу

2.1. Штати Відділу затверджуються Сумською міською радою, штатний розпис - міським головою м.Суми.

2.2. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду розпорядженням міського голови м.Суми за рекомендацією конкурсної комісії Сумської міської ради та звільняється з посади розпорядженням міського голови м.Суми відповідно до чинного законодавства України, має вищу освіту, як правило юридичну, за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра та стаж роботи за фахом на державній службі не менш як три роки на посаді не нижчій ніж посада головного спеціаліста чи має практичний досвід роботи, аналогічної функціям, покладеним на цей Відділ, на керівних посадах не менш як п’ять років.

2.3. Начальник Відділу:

2.3.1. Забезпечує виконання Закону України „Про Державний реєстр виборців” на території Зарічного/Ковпаківського району міста Суми.

2.3.2. Здійснює керівництво діяльністю Відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на нього обов’язків, відповідно до посадової інструкції.

2.3.3. Розподіляє обов’язки між працівниками Відділу.

2.3.4. Видає накази у випадках та в порядку, визначених Законом України „Про Державний реєстр виборців”, організовує і контролює їх виконання.

2.3.5. Забезпечує в межах своїх повноважень зберігання інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства.

2.3.6. Вносить в установленому порядку пропозиції щодо фінансового забезпечення роботи з ведення Державного реєстру виборців (далі - Реєстр).

2.3.7. Підписує документи, визначені Законом України „Про Державний реєстр виборців”, що скріплюються печаткою Відділу.

2.3.8. Вносить в установленому порядку пропозиції стосовно притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні Закону України „Про Державний реєстр виборців”.

2.3.9. Забезпечує в установленому законом порядку представництво інтересів Відділу в судах.

2.4. Працівники Відділу призначаються на посаду розпорядженням міського голови м.Суми за рекомендацією конкурсної комісії Сумської міської ради чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України, та звільняються з посади розпорядженням міського голови м.Суми відповідно до чинного законодавства України.

2.5. На посаду головного спеціаліста Відділу призначається особа, яка має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра за спеціальністю, пов’язаною, як правило, з інформаційними технологіями, та стаж роботи за фахом не менш як один рік.

2.6. Положення про Відділ затверджується Сумською міською радою. Посадова інструкція начальника Відділу затверджується міським головою м.Суми за погодженням із заступником міського голови, який координує діяльність Відділу, посадові інструкції працівників Відділу затверджуються начальником Відділу.

2.7. У разі відсутності начальника Відділу його обов’язки виконує заступник начальника Відділу або інша особа, визначена розпорядженням міського голови м.Суми.

ІІІ. Завдання та функції Відділу

3.1. Основними завданнями Відділу є :

3.1.1. Ведення Реєстру, до якого вносяться відомості про громадян України, що мають право голосу і проживають або перебувають на території Зарічного/Ковпаківського району міста Суми.

3.1.2. Складання та уточнення списків виборців на виборчих дільницях.

3.2. Відповідно до завдань Відділ здійснює наступні функції:

3.2.1. Забезпечує ведення Реєстру, що передбачає проведення організаційно-правової підготовки та виконання в режимі записування таких дій:

а) внесення запису про виборця до бази даних Реєстру;

б) внесення змін до персональних даних Реєстру;

в) знищення запису Реєстру на підставах і у спосіб, що встановлені Законом України „Про Державний реєстр виборців” та рішеннями розпорядника Реєстру, прийнятими відповідно до зазначеного Закону, з використанням візуального та автоматизованого контролю повноти та коректності персональних даних Реєстру.

3.2.2. Веде облік усіх дій щодо зміни бази даних Реєстру, в порядку та за формою, що встановлені розпорядником Реєстру.

3.2.3. Забезпечує у взаємодії з Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України захист Реєстру у процесі його створення та ведення.

3.2.4. Установлює на підставі відомостей про виборчу адресу виборця номер територіального виборчого округу та номер виборчої дільниці, до яких належить виборець.

3.2.5. Надає на письмову вимогу виборця інформацію про його персональні дані, внесені до Реєстру.

3.2.6. Надсилає на виборчу адресу виборця довідку про його включення до Реєстру за формою, встановленою розпорядником Реєстру, та веде облік осіб, яким видана така довідка.

3.2.7. Проводить у разі потреби перевірку зміни персональних даних виборця, зазначених у заяві.

3.2.8. Здійснює щомісячне поновлення бази даних Реєстру.

3.2.9. Забезпечує у разі призначення виборів чи референдумів складення, уточнення та виготовлення списків виборців.

3.2.10. Надає в установленому порядку статистичну інформацію про кількісні характеристики виборчого корпусу на підставі відомостей Реєстру.

3.2.11. Розглядає запити та звернення виборців, політичних партій у порядку, встановленому Законом України „Про Державний реєстр виборців”, а також інші звернення громадян, підприємств, установ, організацій, у тому числі об’єднань громадян, фізичних осіб - підприємців, депутатські звернення та запити у порядку, передбаченому чинним законодавством України.

3.2.12. Проводить перевірку некоректних відомостей Реєстру, виявлених розпорядником Реєстру.

3.2.13. Здійснює, в межах повноважень, договірну роботу щодо договорів, угод, контрактів, стороною яких виступає Сумська міська рада або її виконавчий комітет.

3.2.14. За дорученням керівництва аналізує матеріали, які надходять від правоохоронних, судових органів та органів прокуратури, інших державних органів та установ, сприяє своєчасному вжиттю заходів за результатами їх розгляду.

3.2.15. За дорученням міського голови м.Суми представляє інтереси Сумської міської ради, виконавчого комітету Сумської міської ради та міського голови м.Суми в місцевих, апеляційних, вищих спеціалізованих судах та у Верховному Суді України, у тому числі у взаємовідносинах з державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями усіх форм власності в межах повноважень Відділу.

3.2.16. Здійснює інші функції відповідно до законодавства, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

ІV. Права Відділу

4.1. Відділ має право:

4.1.1. Одержувати у встановленому порядку від виборців, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, закладів, установ та організацій інформацію, необхідну для ведення Реєстру і виконання покладених на нього завдань.

4.1.2. Взаємодіяти у процесі виконання покладених на нього завдань із органами виконавчої влади, структурними підрозділами органів місцевого самоврядування, закордонними дипломатичними установами, а також закладами, установами та організаціями всіх форм власності, об’єднаннями громадян і окремими громадянами.

4.1.3. Скликати у встановленому порядку наради, семінари з питань, які належать до компетенції Відділу.

V. Відповідальність Відділу

5.1. Персональну відповідальність за роботу Відділу та належне здійснення покладених на нього завдань та функцій несе начальник Відділу.

5.2. Працівники Відділу можуть бути притягнуті до цивільної, адміністративної, кримінальної та інших видів відповідальності у випадках та в порядку, передбачених чинним законодавством України.

5.3. Працівники несуть відповідальність за своєчасне та належне виконання обов’язків, передбачених даним Положенням і посадовими інструкціями, в порядку, визначеному чинним законодавством.

5.4. Відділу заборонено збирати, вносити до Реєстру та зберігати в базі даних Реєстру відомості ( персональні дані виборців ), не передбачені Законом України „Про Державний реєстр виборців”.

VІ. Заключні положення

6.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється за рішенням Сумської міської ради відповідно до вимог чинного законодавства України.

6.2. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться відповідно до процедури розгляду питань у Сумській міській раді, передбаченої Регламентом роботи Сумської міської ради.